Преди време разговарях с потенциален клиент за проблемите в неговия бизнес. Когато го попитах, какви стъпки е предприел, той ми сподели, че обмислял да извади една сериозна сума пари за да вземе софтуер за управление и всичко да се оправи. Дали?
Безспорно е, че софтуерите за управление са един много важен елемент за управлението на компаниите. За първи път се срещнах с него преди 23 години, когато внедрихме SAP в Кока Кола. След време, когато реших, че ще се занимавам с мениджмънт консултиране, знаех, че това ще е важна част от тази дейност. Няма консултантски проект, който съм поел и да не препоръчвам промяна, замяна или планиране за внедряване на такъв.
Мисленето на моя потенциален клиент е само един пример, за грешното разбиране на ролята на софтуера в управлението на компаниите и тези грешни перспективи спомагат за неефективното внедряване и използване на подобни системи. Дори в мениджмънт консултирането внедряването на софтуерни системи измества по-традиционните консултантски дейности и големите компании инвестират в създаване на отдели за внедряване на софтуерни системи.
ДА СИ ВНЕДРИТЕ ЛИ СОФТУЕРНА СИСТЕМА?
Голямо „ДА“ е моя отговор, „НО“ как да изберете, оцените, адаптирате и внедрите такава система е истинското предизвикателство. Консултанти има много на пазара. С опит, без опит, работили за големи компании и т.н. всички сме „ВЕЛИКАНИ“. Разбира се, всеки разбира нещата по различен начин и може всички да сме консултанти и да сме, чели едни и същи материали, но мислим по различен начин. Нещата не трябва да се свеждат до просто доверие, а до разбиране на пазара и възможностите на системите. Тези познания се изграждат и развиват, и е хубаво да провеждате повече разговори с доставчици, за да може да правите най-добрия избор за вас.
РОЛЯТА НА МЕНИДЖМЪНТ КОНСУЛТАНТА
Много доставчици и внедрители на софтуерни системи имат така наречените „бизнес анализатори“, чиято роля е да се запозная с бизнеса на клиента и да работят с програмистите за да се направи най-добрата адаптация на софтуера към бизнеса на компанията. Нарочно не използвам думата „процес“. В консултантската индустрия е известна специализация наречена „консултиране в информационните технологии“. Тя обхваща чисто мениджмънт консултиране по избора и оценката на инвестицията в „бизнес софтуер за управление“. Компаниите могат да наемат такъв консултант, който да работи от тяхно име и в техен интерес, за да им помогне да изберат правилната система.
ЗАЩО ДА ГО ПРАВЯТ, НЕ Е ЛИ ИЗЛИШЕН РАЗХОД?
Твърде възможно е и това да се случи, но ако консултанта е добър то може да ви спести много преработки, доработки и вдигане на първоначалната цена многократно. Повярвайте, допълнителните разходи, доработки и преработки са нежелани и от двете страни. Разбира се много от компаниите доставчици ще покажат колко са доволни техните клиенти и, че те работят, така че да защитават вашия интерес. Е, стига да закупите техния софтуер.
ГРЕШКИ ПРИ ИЗБОР И ВНЕДРЯВАНЕ НА БИЗНЕС СОФУТЕР
Чувал съм различни рекламни послания за това защо софтуера е необходим, например: „Защото всички големи и успешни компании са го направили“, Ще подобри управлението. Ще си реша проблемите“. Скоро един мой клиент ми сподели, че съм му казал, че чрез софтуера ще подобри вземанията си и това се е случило. Наистина, софтуера помага за успешното управление, но той е система за събиране, обработка на данни в добре визуализирана информация. Ако след това вие не правите нищо или тълкувате информацията по грешен начин, нищо не може да ви спаси от вземането на грешни решения.
ПРОСТО ЩЕ ВЗЕМЕМ СОФТУЕР, КОЙТО СЕ ИЗПОЛЗВА В НАШАТА ИНДУСТРИЯ
Опита ми показва, че дори и тази формула не работи. Нещата, често се изкривяват при внедряването, освен че дори да работите в една индустрия може да сте на различни пазари, да сте структурирани по-различен начин, да имате различна структура на производство и много други.
НЕ Е ЛИ КЛИЕНТА, ТОЗИ КОЙТО ПОЗНАВА НАЙ-ДОБРЕ БИЗНЕСА СИ?
Има доставчици, които споделят тази теза и се доверяват на клиента да обясни процеса и „просто да каже какво иска“. Ама то това е основния проблем! Дори някои клиенти много държат, те да си дефинират процесите и да са такива каквито си ги правят. Знаете ли какво е „Жираф“?, има една приказка в индустрията. Това е „кон“ направен по изискванията на клиента.
КАКЪВ Е НАШИЯ ПОДХОД?
Основна парадигма
Ние възприехме като основна парадигма на консултирането в тази област, че „Софтуерната система в една компания, трябва да е такава, че да и дава възможност ефективно да функционира нейния бизнес модел и да изпълни нейната стратегия“. Може да ви се струва абстрактно, но това е начална точка, която се развива.
Компаниите се нуждаят от подходяща технологична инфраструктура и приложения за да могат да могат да постигнат техните цели. Затова е добре мениджмънт консултант да анализира бизнес модела, да идентифицира процесите и приложенията които са необходими на компанията. След което да се даде приоритети на тези приложения. Идентифицирането на процесите, не е тяхното пълно разписване. Това би бил излишен труд. Всеки процес има концепция и стратегия.
Един мой клиент ми споделяше, че най-важен модул за него би бил „планирането на производството“. Оказа се обаче, че концепцията която той използва за организация на тази дейност е грешна или най-малкото неефективна. Ако се прави софтуер върху нея, едва ли ще заработи. При предложената от мен концепция, модула се опростява и ефективността от процеса е налична. Грешния бизнес модел, стратегия или процес не могат да бъдат изправени от никакво софтуерно приложение.
Изборът
Когато вече имате процесите и търсените приложения може да се пристъпи към избор на система. Ще поканим доставчици, които да покажат техните софтуери и приложенията как съответстват на нуждите на компанията. Възможно е обаче в някоя система да е заложен процес, който да е по-добър от съществуващия или този, който сте идентифицирали с консултанта. Няма само един начин да се постигне даден резултат, затова консултанта обективно и независимо помага за извършването на тази оценка. Най-важното в процеса, че това ще научи мениджмънта за различните алтернативи на пазара и това ще помогне за добрата оценка на тези алтернативи.
Оценката
Това, което една компания трябва да направи за да има най-обективна оценка е да може да си представи работата, когато такава система вече е внедрена. Компаниите трябва да имат много добре оформена визия, какво се е случило, когато системата е внедрена. Ако действате на принципа „системата е много добра, вервайте ми“, започват проблемите.
Тогава се избират някои варианти, които да се анализират по обстойно, за да може да се оценят предимствата и недостатъците на системите и текущото състояние. Нашата дейност включва помощ и работа с потенциалните доставчици за създаване на такава визия и оценките на алтернативите. Избора трябва да е, чрез усещане на ползите, а не по известност на компанията. Не винаги скъпото е нужно и по-добро, но пък и евтиното може да е нищо.
Адаптирането
Адаптирането или така наречената „къстъмизация“ е следващата стъпка. Ние сме възприели подхода да работим с ограничен екип от клиента, докато тази дейност не се изпълни и не се тества по най-широкия начин. Така ще се избегне отнемане на времето и отстраняване на много грешки при работата на системата. Често се бърза с внедряването на системите, без да са добре тествани и това забавя процеса повече и пречи на текущата работа на служителите. Преди да се внедри, те вече са го намразили.
Внедряването
Като целия този процес, така и планирането на внедряването много често се претупва. Смятаме, че всеки ползвател, трябва да има точно описани знания и умения които да усвои, да се планира времето и начина по който това да се направи и необходимия брой репетиции, които да направи. Когато всички са уверени в уменията си вее може да се стартира наливането на данни и реалната имплементация.
Изборът и внедряването на софтуерна система е важно решение и може да помогне много за реализирането на вашите цели и функциониране на вашата компания. Ако го направите с нас може да бъде много по ефективно да направите вашия извод, да оцените инвестицията, предимствата и недостатъците и ефективно да го внедрите. Крайния резултат ще бъде много по-добър от алтернативите, не защото ще ви разкажем колко сме били добри в миналото, а защото имаме правилното мислене за създаване за индивидуален процес за вашите нужди и възможности.
Ch.R.