Отново ще поговорим за взаимодействието със служителите, за да открием, защо като им се казва какво да правят, същност те не го правят.
Във всеки разговор с клиент ми се поднася тази информация и докато си говорим, някой се показва и се оплаква за някоя поръчка или друг казус и веднага разговора продължава с думите „ето, нали ти казах, няма оправия“.
Честно казано дори и аз се отчайвам, когато клиентите започнат да се оплакват, но все пак моето мислене е „няма начин, да няма начин“. Така мениджърите в компании изпадат също в безизходица и веднага отричат научния мениджмънт и отклоняват всички предложения за консултантска помощ и си се оставят на принципа на „овчаря и овцете“.
🍏 КЪДЕ Е ПРОБЛЕМА?
Проблема е в „проблема“, бих го определил най-накратко. Все пак в тази статия ще задълбочим нещата и ще набележим няколко причини, които спомагат това явление.
Първо бих отбележил, че на този процес се гледа „отгоре, отгоре“ и се прави между другото. Когато е само с „казване“, та дори и да се направи, чрез 3 часа оперативка със всички заинтересовани страни, всеки е разбрал различно нещо. Проблема не се изследва, а директно се предприемат някакви действия.
Второ, когато е на „казване“, често някои инструкции, които мениджърите дават на служителите между две казвания си противоречат. Да не споменавам, че може и различни мениджъри да дават различни противоречащи си инструкции. Това обърква и демотивира хората. Те изпадат в нарушение или не постигане на цели, защото са решили да изпълнят инструкцията. Това също ги поставя в ситуация, да не са наясно, кой ще им се скара и за какво, а това рано или късно ще предизвика „експлозия“.
Трето, когато искате просто да кажете и да ви разберат, се получава така наречената „работа на парче“, която е непродуктивна и да не говоря, че при смяната на хората, знанието се изкривява или изчезва и трябва да се започне отначало.
🍎 КАКВО ДА НАПРАВИМ ?
Първо
Трябва да имате изчистена структура. Въпреки, че за това писах още в част 1 не мога да не го спомена и тук, защото трябва да сте наясно какво да очаквате от всеки служител и те трябва да се допълват по начин, че да се измери ясен принос за производителността на компанията. В софтуерите за управление на проекти, когато трябва да се свърши работа за 16 часа и вие назначите един човек, той ще я работи за два дена, но ако добавите още един човек, то работата трябва да може да се свърши за един. По същия начин трябва да бъде изградена структурата на една компания.
Второ
Много добре да опишете вашите очаквания към служителите. Ако искате да получавате това което очаквате, то трябва да е строго дефинирано. Ще се изненадате, какви открития стават, по-времето на описанието и след това. Ако искате хората да покрият вашите очаквания за резултати и поведение, трябва сте напълно наясно с тях, да сте ги описали и да сте ги синхронизирали в структурата, с фокус към капацитета на компанията. Всеки в структурата трябва да е наясно какво се изисква от него и как неговия принос се вмества към целите на компанията.
Описването на очакванията е много важен елемент в трансформацията. Това ще даде цялостност на процеса и няма да се работи на парче. Компанията трябва да има ефективен процес за това, а не да го прави междудругото. Всичко което очаквате да се прави трябва да се стандартизира и тези стандарти да се актуализират.
Трето
Оценете текущото състояние на всеки служител и планирайте дейности за постигането на целта. Определението за проблем е, че „… има две ситуации една текуща, една желана и някой, който иска да се придвижи от едното, до другото„. Ако искате да се придвижите до желаното състояние, е необходимо да сте наясно, какво е то и да имате ясен план, и стратегия как да изминете пътя. Също така, не трябва да се съмнявате в хората. Ако мислите, че не са способни да ви разберат или, че няма да свършат работата, ще получите точно това от тях. В „Седемте навика на високоефективните хора“ Стивън Кови описва проблема с делегирането. Той споделя, че:
„Доверието извежда на преден план най-доброто у хората и е най-висока форма на мотивацията. Но се изисква време и търпение и не се изключва необходимостта да се обучават хората, за да може тяхната компетентност да достигне нивото на доверието“
Най-вероятно няма да стане с едно казване, но трябва да сте търпеливи и да работите, колкото трябва с хората. Може да използвате и процеса от част втора, но най-важното е да се придвижвате към стандартите, които сте определили. Ако сте спазили това, ще се изненадате, колко по бързо ще сте постигнали успех, за разлика от това да прибързате и просто им казвате какво да направят.
🍒 В КРАЙНА СМЕТАКА …
Създайте ефективна структура, дефинирайте ролите, отговорностите и поведението, което очаквате, изберете стратегия и съставете план. Доверете се на хората, но работете търпеливо докато техните компетенции не достигнат нивото на доверието, което им гласувате. Ако им нямате доверие, то и компетенциите им ще си останат там някъде.
Ефективното управление е възможно, от вас се иска да повярвате в него и да го приложите умно и да действате търпеливо, безкомпромисно и педантично. Само да не сте забравили да показвате и толерирате поведението, което искате да виждате в служителите?
📌Ако не се получава ни се обадете, ние ще направим живота ви по-лесен!
Ch. R.